Notulen  Gemeenteraad

Besluit

Het verslag van de vorige zitting wordt goedgekeurd.

Besluit

De gemeenteraad keurt de jaarrekening, balans en resultatenrekening 2024 van het autonoom bedrijf (AGB) Ardooie goed

Besluit

De gemeenteraad neemt akte van het evaluatieverslag en spreekt zich binnen een termijn van 3 maanden uit over het voorstel van evaluatie.

Besluit

De gemeenteraad neemt kennis van het tussentijds rapport 2025 van de algemeen directeur betreffende de organisatiebeheersing.

Besluit

De gemeenteraad neemt kennis van de rapportering van de financieel directeur betreffende de thesaurie, het debiteurenbeheer, de liquiditeitsprognose en het visum over het boekjaar 2024.

Besluit

De gemeenteraad stelt de jaarrekening 2024 van de gemeente en het ocmw (deel gemeente) vast en keurt de jaarrekening 2024 (deel OCMW) goed.

Besluit

Het organogram van gemeente- en OCMW-personeel wordt aangepast zoals vastgesteld in bijlage.

Besluit

De raad stelt de nieuwe rechtspositieregeling voor het personeel vast, zoals opgenomen in bijlage bij dit besluit met uitzondering van art.64, art.85, art.135 en art.147.

De rechtspositieregeling wordt van kracht vanaf 1 september 2025. Artikel 212 treedt in werking op 1 januari 2026. 

Besluit

De gemeenteraad verleent goedkeuring aan het globaal handhavingsprogramma milieu & ruimtelijke ordening met de handhavingsprioriteiten. Er worden geen gemeentelijke accenten bepaald.

Besluit

De overeenkomst tussen de De Watergroep en de gemeente Ardooie m.b.t. de overdracht van de gemeentelijke saneringsverplichting zoals vastgesteld in bijlage wordt goedgekeurd.

Deze beslissing wordt overgemaakt aan De Watergroep.

Besluit

§1. Ter ondersteuning van het verenigingsleven stelt de gemeente Ardooie logistiek materiaal ter beschikking van:

1)       Gemeentelijke adviesraden en de gemeentelijke diensten van de gemeente Ardooie.

2)       Lokaal erkende verenigingen.

3)       Onderwijsinstellingen in de gemeente Ardooie.

4)       Straat-, buurt- en wijkcomités die een activiteit organiseren zonder commerciële doeleinden in Ardooie.

5)       Andere gemeentebesturen, enkel voor nadars. Andere materialen worden niet aan hen uitgeleend.

§2. Commerciële (bedrijven, winkel,…) of particuliere initiatieven komen niet in aanmerking.

§3. De uitleendienst betreft een lokale dienstverlening. Het uitlenen van materialen beperkt zich tot activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied Ardooie. (Uitzondering Artikel 1 §1, 5.)

§4. De gebruiker verbindt zich er toe het ontleende materiaal in geen enkel geval verder uit te lenen of door te verhuren aan derden.

Elke afwijking op bovenstaande zal telkens het voorwerp uitmaken van een beslissing, genomen door het College van Burgemeester en Schepenen.

Artikel 2. Aanvragen

De materialen kunnen online gereserveerd worden via de website van de gemeente Ardooie www.ardooie.be/uitleendienst.

De aanvrager is een persoon die gemachtigd is om de vereniging of organisatie, waarvoor hij de aanvraag indient, te verbinden. De verantwoordelijkheid ligt hiervoor uitsluitend bij de vereniging of organisatie zelf.

De aanvraag wordt, ten vroegste 12 maanden en ten laatste 1 maand, vóór het plaatshebben van de activiteit, verstuurd. Na behandeling ontvangt de ontlener een mail met vermelding van aanvaarding of weigering van de aanvraag. 

Artikel 3. Voorrangsregel

Bij het behandelen van de aanvraag wordt prioriteit verleend volgens de aanvraagdatum.

De gemeente zal zelf geen bijkomend materiaal huren indien zij geen eigen materiaal meer ter beschikking heeft.

Artikel 4. Uitleentermijn

Behoudens andersluidende overeenkomst mag de gebruiker de materialen ten vroegste één werkdag voor de activiteit afhalen en wordt het materiaal één werkdag na de activiteit teruggebracht.

Mits voldoende motivering kan hierop een schriftelijke afwijking worden aangevraagd bij de dienst logistiek, die hier verder over beslist.

Artikel 5. Tarieven

§1. Indien de ontlener de materialen zelf afhaalt en terugbrengt, op het adres van de loods van de technische dienst, op de afgesproken dag en uur, is het uitlenen gratis. Als de ontlener zich aanmeldt met ongeschikt transportmateriaal, waarbij deugdelijk transport niet gegarandeerd kan worden, wordt de ontlening geweigerd.

§2. Ontleners kunnen er ook voor kiezen om materiaal van de uitleendienst door het gemeentebestuur te laten leveren en afhalen. Het vervoer wordt enkel uitgevoerd op werkdagen tijdens de kantooruren, binnen de grenzen van de gemeente. Voor het vervoer wordt een forfaitaire verplaatsingskost van € 50 in rekening gebracht.        Daarnaast worden volgende basistarieven per activiteit aangerekend:

Artikel	Maximum te verkrijgen per activiteit	Prijs per stuk
Klapstoel blauw/bruin	400	€ 0,25
Planken + schragen (set)	67	€ 0,70
Podium Alu	10	€ 4,00
Podium Discovery	13	€ 4,00
Toogpanelen	15	€ 0,70
Nadarhekken (nieuw)	80	€ 0,35
Nadarhekken koers (schuine)	120	€ 0,35
Nadarhekken aluminium 2 m	172	€ 0,35
Werfhekkens + blokken	25	€ 2,00
Lichtkransen + bijhorende lampen	12	€ 2,50
Stempanelen	64	€ 5,00
Klaptafels	86	€ 0,70

Het materiaal wordt enkel geleverd, maar niet geplaatst, op de afgesproken locatie door de gemeentelijke diensten.

§3. In afwijking van Artikel 5, §2 genieten onderwijsinstellingen in de gemeente Ardooie van een kosteloos transport van materialen van de uitleendienst.

Artikel 6. Facturatie en annulatie

Na goedkeuring van de aanvraag ontvangt de ontlener een factuur. Het retributiereglement op de invordering van niet-fiscale ontvangsten is van toepassing. De aanvrager beschikt over een betalingstermijn van 30 dagen, desalniettemin dient het factuurbedrag ten laatste 5 werkdagen voor de activiteit overgeschreven te zijn.

Bij het annuleren van een reservatie wordt volgende annulatiekost in rekening gebracht:

-          Tot 14 dagen voor de activiteit : gratis annulatie.

-          Vanaf 14 dagen voor de activiteit: forfaitair bedrag van € 50. Deze kost geldt ook voor gratis materiaal dat afgehaald zou worden.

 Artikel 7. Gebruik

§1. Het materiaal dient gebruikt te worden voor de doeleinden waarvoor ze bestemd zijn. Er wordt omgegaan met het materiaal als een goede huisvader. De ontlener informeert zich over het correct gebruik.

§2. Het materiaal dient proper of gereinigd teruggegeven te worden.

§3. De materialen dienen conform de meegedeelde richtlijnen verzameld te worden na gebruik. Wanneer het gemeentebestuur voorziet in transport zal bij levering digitaal een foto worden bezorgd van de geleverde goederen. Bij afhaling dienen de goederen op identieke manier gestapeld te zijn op dezelfde locatie.    Bij het niet juist aanleveren van de op te halen materialen zal een kost van € 50 doorgerekend worden aan de ontlener.

§4. Het gemeentebestuur van Ardooie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of schadelijke gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal. Elke huurder is vrij een verzekering af te sluiten tegen gebeurlijke ongevallen en contractuele aansprakelijkheid.

Artikel 8. Schade, verlies of diefstal

§1. Wanneer, voorafgaand aan het gebruik van de materialen, tekortkomingen worden vastgesteld, inzake hoeveelheid geleverde materialen, gebrek of schade aan het materiaal door een vorige gebruiker, dienen de gemeentelijke diensten daarvan onmiddellijk op de hoogte te worden gesteld. Een gebrek of schade dient onmiddellijk aangetoond te worden per foto. De melding dient te gebeuren per e-mail naar logistiek@ardooie.be.

§2.Wanneer, na gebruik van de materialen, schade aan het materiaal wordt vastgesteld zal een billijke schadevergoeding worden geëist. Wanneer de vaststelling door de ontlener gebeurt dient deze steeds per direct melding te maken per mail naar logistiek@ardooie.be. Bij het bepalen van de schadevergoeding worden volgende richtlijnen in acht genomen:

• Herstelbare schade wordt op kosten van de ontlener hersteld. De ontlener mag niet zelf overgaan tot herstelling van de schade.
• Bij onherstelbare schade, verlies of diefstal, worden de goederen op kosten van de ontlener vervangen. De reële kost van het materiaal wordt doorgerekend.

Het College van Burgemeester en Schepenen neemt de nodige maatregelen om de schadevergoeding in te vorderen.

§3. Als het materiaal niet proper wordt teruggebracht en moet gereinigd worden door onze diensten wordt € 35 per werkuur gefactureerd aan de ontlener.

Artikel 9. Sancties

Bij ernstige, moedwillige of herhaalde overtredingen tegen dit reglement kan de ontlener, na een gemotiveerde beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen tijdelijk of definitief geschorst worden van het recht om materiaal te ontlenen.

Artikel 10. Specifieke gevallen

Alle andere, niet in het reglement voorziene gevallen, worden afzonderlijk beslist door het College van Burgemeester en Schepenen.

Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden

Wanneer het materiaal, door omstandigheden van welke aard ook, door de gemeentelijke uitleendienst niet op de voorziende datum ter beschikking gesteld kan worden, kan van het gemeentebestuur geen schadevergoeding gevorderd worden. De verantwoordelijke van de uitleendienst zal in de mate van het mogelijke de ontlener zo snel mogelijk op de hoogte brengen.

Artikel 12. Bezwaren

Bezwaren met betrekking tot toepassing van dit reglement moeten, bij aangetekend schrijven, gericht worden aan het College van Burgemeester en Schepenen, uiterlijk 15 kalenderdagen nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist soeverein aangaande de bezwaren.

Artikel 13. Slotbepaling

Door het ontlenen van enig materiaal verklaart de ontlener de bepaling van dit reglement te aanvaarden en de stipte naleving ervan te waarborgen.

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026.

Dit reglement wordt bekendgemaakt op de gemeentelijke website www.ardooie.be.

Besluit

Goedkeuring wordt gegeven om toelagen aan diverse verenigingen zoals vastgesteld in bijlage toe te kennen.

Besluit

Artikel 1: Strategisch partnership

Westtoer en de gemeente gaan een samenwerking aan met als doel de verdere ontwikkeling en de promotie van de toeristisch-recreatieve troeven van de gemeente. Beide partners komen overeen om deze doelstelling te realiseren binnen het kader van de toeristische bestemming Brugse Ommeland.

Artikel 2: Verbintenissen van Westtoer apb

Als autonoom provinciebedrijf verbinden we mensen rond toerisme en recreatie. We versterken met de toeristische sector de kwaliteit van leven in West-Vlaanderen op economisch, sociaal en ecologisch vlak. We zijn een motor voor de positieve kracht en ontwikkeling van toerisme en recreatie voor inwoners, bezoekers, ondernemers en andere organisaties. We maken werk van betekenisvol en verantwoord toerisme en creëren geluksmomenten voor iedereen met een hart voor West-Vlaanderen.

Westtoer stelt een bestemmingsteam ter beschikking voor de toeristische en recreatieve ontwikkeling van bestemming Brugse Ommeland. Daarnaast heeft Westtoer 4 expertiseteams (recreatie, toeristische ontwikkeling, marketing, kenniscentrum) die ook bestemmingsgericht werken.

2.1. Bestemmingsteam

Het bestemmingsteam Brugse Ommeland bestaat uit één bestemmingsmanager, één bestemmingsmedewerker en één medewerker bestemmingsmarketing. Als er projecten zijn met externe financiering, dan wordt het team aangevuld met 1 of meerdere projectmanagers. De gemeente kan altijd een beroep doen op het advies en de ondersteuning van het bestemmingsteam

Het team staat in voor volgende taken:

• Uitwerken van gedragen strategische plannen als leidraad voor de verdere ontwikkeling en samenwerking in de bestemming;
• Coördineren van de realisatie van de strategische visie voor de bestemming op vlak van verhaallijnen, toeristisch-recreatieve beleving en marketing;
• Ontwikkelen van spraakmakende en onderscheidende campagnes en acties voor de bestemming;
• Realiseren van samenwerkingsprojecten in lijn met de gekozen strategie van de bestemming;
• Vergroten van de naamsbekendheid van de bestemming in het binnenland; afstemming met Toerisme Vlaanderen voor communicatie in het buitenland;
• Opbouwen en activeren van het toeristisch leefsysteem in de bestemming.

Westtoer en de gemeenten van de bestemming Brugse Ommeland brengen middelen samen om de toeristisch-recreatieve ontwikkeling en promotie van de bestemming te financieren. Westtoer verdubbelt de middelen die vanuit de gemeentes ingebracht worden. Het bestemmingsteam van Westtoer staat in voor het beheer van de bestemmingspool in nauwe samenwerking met de gemeentes.

De strategische beleidsplannen per bestemming zijn de leidraad voor de verdere toeristische en recreatieve ontwikkeling van de bestemming. Deze plannen worden opgemaakt in nauw overleg met de gemeentes en met de relevante publieke en private toeristisch-recreatieve actoren. Het regionaal strategisch beleidsplan voor toerisme en recreatie per bestemming biedt de mogelijkheid om de strategische projecten van de gemeente op te nemen en in het algemene plan in te passen en omgekeerd.

2.2. Expertiseteams

Westtoer beschikt over 4 expertiseteams die bestemmingsgericht werken aan de verdere toeristisch-recreatieve ontwikkeling in West-Vlaanderen.

2.2.1 Recreatie

Westtoer neemt een voortouw in een continue ontwikkeling van West-Vlaanderen als recreatieve topbestemming voor fietsen en wandelen door:

-      Het ontwikkelen van nieuwe bovenlokale recreatieve producten voor fietsers en wandelaars en de bestaande netwerken en routes op topniveau te houden;

-      Het ontwikkelen van straffe belevingen langs de recreatieve producten in West-Vlaanderen;

-      Het versterken van de synergie tussen recreatie enerzijds en natuur en landschap anderzijds.

Westtoer heeft een aankoopcentrale voor de aankoop van picknickmeubilair waarvan de gemeentes kunnen afnemen. Westtoer verleent aan de dienst voor toerisme van de gemeente een korting van 35% op de recreatieve publicaties van Westtoer en van 20% op de verzamelboxen (vol en leeg).

2.2.2 Toeristische Ontwikkeling

Westtoer zet in op een verdere toeristische ontwikkeling van de bestemming door:

-      Het activeren van publieke en private spelers op vlak van bezoekerservaring en -tevredenheid in West-Vlaanderen;

-      Het inzetten op het verduurzamen van de toeristische sector in West-Vlaanderen met een ondersteuningsprogramma voor toeristische spelers;

-      Het begeleiden van toeristische spelers in West-Vlaanderen tot veerkrachtige ondernemingen.

Westtoer adviseert de gemeente inzake toeristisch-recreatieve initiatieven en projecten. Voor de beleidsplanning op vlak van toeristisch-recreatieve ontwikkeling van de gemeente kan Westtoer begeleiding bieden bij het proces.

Westtoer organiseert inspiratie- of vormingssessies voor de medewerkers van de dienst voor toerisme van de gemeente.

2.2.3 Marketing

Westtoer zet in op het versterken van de bekendheid en het imago van diverse bestemmingen in West-Vlaanderen:

-      Advies en ondersteuning voor de communicatiecampagne van de bestemming Brugse Ommeland en van de gemeente.

-      Het realiseren van overkoepelende marketingcampagnes rond fietsen, wandelen en lekker eten en drinken via het merk Visit West-Vlaanderen;

-      Het ontwikkelen van performante digitale kanalen om de bestemmingen online te promoten;

-      Het promoten van duurzame adressen in West-Vlaanderen en het creëren van bewustzijn en betrokkenheid rond duurzaamheidsthema’s;

-      Het uitwerken van een nieuwe inclusieve doelgroepenbenadering.

Toeristisch relevante producten worden hiervoor verzameld in een databank waartoe de gemeente zelf toegang krijgt om gegevens te beheren. Alle content wordt via open data ter beschikking gesteld. Foto’s en video’s worden op een efficiënte manier beheerd en ontsloten via de mediabank.

2.2.4 Kenniscentrum

Westtoer engageert zich om relevante kennis op bestemmingsniveau bij te houden door:

-      Het verzamelen en ontsluiten van kerncijfers in de bestemmingen: trendrapporten en toerismemonitor; 

-      Het realiseren van onderzoek naar bepaalde types bezoekers in de bestemmingen;

-      Het evalueren van grote evenementen en marketingacties in de bestemmingen;

-      Het ontwikkelen van een bestemmingsbarometer West-Vlaanderen met detail per bestemming en waar mogelijk gemeente;

-      Het opmeten en onderzoeken van het gebruik van de recreatieve netwerken voor fietsers en wandelaars;

-      Het in kaart brengen van de impact van toerisme op het klimaat.

Tenslotte is Westtoer bereid om inzake beleidsplanning en onderzoeksopdrachten, dataverzameling consultancyopdrachten uit te voeren voor de gemeente. Westtoer verleent een korting van 20% aan de gemeente op haar tarieven.

Artikel 3: Verbintenissen van de gemeente

3.1. Participatie aan regionale overlegstructuren

De burgemeester en de schepen voor toerisme maken ambtshalve deel uit van het beleidsoverleg toerisme en recreatie Brugse Ommeland.

De gemeente duidt eveneens een afgevaardigde aan voor het ambtelijk overlegplatform tussen Westtoer en de diensten voor toerisme van de bestemming Brugse Ommeland.

3.2. Samenwerking m.b.t. strategische beleidsplannen en bovenlokale initiatieven

De gemeente zorgt voor de nodige input voor de opmaak van het strategisch beleidsplan voor de bestemming Brugse Ommeland en participeert aan de verschillende overlegmomenten tijdens het planningsproces.

 De gemeente werkt mee aan bovenlokale initiatieven die door het bestemmingsteam opgezet worden:

• Bezorgen van inhoud voor de website, overkoepelende promotiecampagnes en acties;
• Bevoorraden van de Infopunten Toerisme in de gemeente;
• Op de hoogte houden van de regiowerking van nieuwtjes op het vlak van toerisme en recreatie en doorgeven van info vanuit de toeristische sector;
• Het uitdragen van de regio in de dienst toerisme en communicatie van de gemeente.

 Artikel 4: Gemeentelijke bijdrage

 4.1. Basisbijdrage

De gemeente levert een jaarlijkse bijdrage van €737,81 in de werkingsmiddelen van het bestemmingsteam en voor de ondersteunende acties van de expertiseteams van Westtoer. Westtoer neemt integraal de personeelskost van het bestemmingsteam voor haar rekening.

De basisbijdrage wordt jaarlijks met 2% geïndexeerd.

4.2. Bijdrage aan de regionale bestemmingspool

De gemeente draagt jaarlijks bij in de bestemmingspool  Brugse Ommeland voor een bedrag van €1.383,39.

De bestemmingspool wordt jaarlijks met 2% geïndexeerd.

De bijdrage van de gemeente in de bestemmingspool wordt door Westtoer verdubbeld.

Artikel 5: Duur van de overeenkomst

De overeenkomst gaat in op 1 januari 2026 en loopt tot 31 december 2030. De overeenkomst wordt na deze periode stilzwijgend verlengd voor 1 jaar tot 31 december 2031 behoudens schriftelijke opzegging van 1 van beide partijen ten laatste 6 maanden voor het einde van de overeenkomst.

Artikel 6: Evaluatie

Westtoer en de gemeente verbinden er zich toe om hun samenwerking geregeld te evalueren en indien nodig bij te sturen. In ieder geval wordt er op initiatief van de bestemmingsmanager van Westtoer een tussentijdse evaluatie voorzien na drie jaar (eind 2028-begin 2029) en een eindevaluatie in 2031.

Artikel 7: Geschillenregeling + toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. De partijen zullen deze overeenkomst te goeder trouw uitvoeren. In geval van betwisting zullen zij zoeken naar een minnelijke schikking. Ernstige geschillen die zouden voortvloeien uit deze overeenkomst, zullen worden beslecht door de rechtbanken bevoegd over het grondgebied van de maatschappelijke zetel van Westtoer apb. 

Artikel 8: Nietigheid

De nietigheid of onafdwingbaarheid van een bepaling uit deze overeenkomst zal op geen enkele wijze de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen uit deze overeenkomst aantasten. In geval een bepaling voor nietigheid of onafdwingbaarheid wordt gehouden, zullen de partijen deze bepaling vervangen door een andere geldige en afdwingbare bepaling die het meest de intenties van de partijen benadert.

Besluit

Art. 1 Tot goedkeuring van de overeenkomst met statuten betreffende de oprichting van een nieuwe interlokale vereniging “IGS Woondienst Regio Tielt” voor de periode 2026 –2031, met deelname van lokaal bestuur Ardooie.

Art. 2 Machtiging te verlenen aan de burgemeester en algemeen directeur tot ondertekening van deze overeenkomst.

Art. 3 Afschrift van deze overeenkomst over te maken aan de bevoegde instanties van de Vlaamse overheid en de Vlaamse Minister van Wonen.

Besluit

Art 1: Het voorliggend projectdossier tot intergemeentelijk samenwerken met meerjarenbegroting 'woondienst regio Tielt' goed te keuren en het engagement te nemen voor de ganse projectperiode aan dit project deel te nemen onder de opschortende voorwaarde van het verkrijgen van de begrote subsidies die worden verleend door de Vlaamse Minister van Wonen of zijn gemachtigde.

Art 2: Hiervoor de nodige kredieten in het gemeentelijk meerjarenplan te voorzien.

Art 3: Deze beslissing over te maken aan de bevoegde instanties van de Vlaamse overheid, de projectcoördinator van IGS Woondienst Regio Tielt en tevens aan de financieel beheerder van de gemeente.

Besluit

Art. 1: Voor een onbepaalde termijn met ingang van 1 september 2025 is een vergoeding verschuldigd voor elk nieuw conformiteitsonderzoek.

De gemeente mag geen vergoeding aanrekenen voor het eerste conformiteitsonderzoek bij een waarschuwingsprocedure of een procedure tot ongeschiktheids- en onbewoonbaarverklaring. De vergoeding is deze gevallen dus enkel verschuldigd bij hercontroles; alsook bij de aanvraag tot afgifte van een conformiteitsattest.

Art. 2: De vergoeding is verschuldigd door de houder van het zakelijk recht op de woonentiteit.

Art. 3:

§1 Het bedrag van de vergoeding moet de reële kosten van het onderzoek dekken en is vastgesteld op € 200 per woning of kamer.

§2 in de dossiers waarin er meer dan 2 hercontroles moeten uitgevoerd worden, wordt er vanaf de 3^e hercontrole een extra vergoeding aangerekend bovenop de € 200 per woning of kamer, zoals vermeld in art. 3 §1; deze extra vergoeding wordt vastgesteld op € 100 per hercontrole.

§3 in volgende limitatieve gevallen wordt er, per uitzondering op art. 3 §1 en §2, geen vergoeding aangerekend:

1° het conformiteitsonderzoek is gratis als de woningen of kamers proactief gescreend worden door IGS Wonen Regio Tielt en/of die conform blijken na het positief doorlopen van een waarschuwingsprocedure met IGS Wonen Regio Tielt;

2° Het conformiteitsonderzoek is gratis als de woningen of kamers onderzocht worden met het oog op verhuring volgens het sociaal huurstelsel van de Vlaamse Codex Wonen, of als het onderzoek gebeurt met het oog op het krijgen of behouden van een Vlaamse huursubsidie of een Vlaamse huurpremie.

Art. 4: Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid bezorgd.

Besluit

Art. 1 De heer/mevrouw xxxx wordt aangewezen als afgevaardigde, met beslissende stem, namens het lokaal bestuur Ardooie in de stuurgroep van de interlokale vereniging “IGS Woondienst Regio Tielt”.

De heer/mevrouw xxxx wordt aangewezen als plaatsvervanger, met beslissende stem, namens het lokaal bestuur Ardooie in de stuurgroep van de interlokale vereniging “IGS Woondienst Regio Tielt”.

Art. 2 Deze beslissing over te maken aan de betrokken partners en de bevoegde instanties van de Vlaamse overheid

Besluit

Artikel 1: de overeenkomst

Elke persoon of vereniging die een gemeentelijke zaal wil gebruiken, sluit daartoe een overeenkomst af met de exploitant. De exploitant is:

• het autonoom gemeentebedrijf Ardooie voor evenementenhal De Ark;
• het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Ardooie voor het gebruik van het OC ’t Zonneke, GC ’t Hofland en OC De Tassche.

Artikel 2: wie kan een zaal reserveren?
De gemeentelijke zalen worden in de eerste plaats ter beschikking gesteld aan erkende plaatselijke verenigingen. Privé-activiteiten zijn toegelaten, mits de uitdrukkelijke toestemming van de exploitant.
Het gebruik van een gemeentelijke zaal voor een privé-activiteit onder naam van een vereniging is niet toegelaten. Bij vaststelling van dergelijke reservaties zal de reservatie geweigerd worden en kan aan de vereniging het verder gebruik van alle gemeentelijke zalen verboden worden, tenzij de vereniging aantoont dat de gebruiker de naam van de vereniging heeft gebruikt buiten haar weten.
Privé-activiteiten worden niet toegestaan in de vergaderzalen.

Artikel 3: hoeveel kost het gebruik van een zaal?
Vanaf 1 januari 2026 worden onderstaande voorschotten aangerekend aan de gebruikers in het kader van de terbeschikkingstelling van zalen met verplichte afname van dranken.
Infrastructuur Ruimte Prijs voor plaatselijke verenigingen

’t Hofland

• Polyvalente zaal (met podium) € 100,00
• Foyer + keuken € 40,00
• Keuken € 10,00

De Ark

• Polyvalente zaal:

- voor feesten, vergaderingen, … € 140,00
- fuiven in volledige zaal € 500,00
- fuiven in halve zaal € 300,00

’t Zonneke

• Polyvalente zaal (met podium en bar) € 60,00
• Vergaderzaal € 10,00

De Tassche

• Polyvalente zaal € 60,00
• Vergaderzaal € 10,00

Deze voorschottarieven gelden voor lokaal erkende verenigingen, buurtcomités en supportersclubs van inwoners van Ardooie.
Voor niet-verenigingen van Ardooie worden deze voorschottarieven vermenigvuldigd x 3.
Voor verenigingen buiten de gemeente worden deze voorschottarieven vermenigvuldigd x 5.
Voor niet-verenigingen buiten de gemeente worden deze voorschottarieven vermenigvuldigd x 15.
De voorschottarieven voor het gebruik van de polyvalente zaal in GC ’t Hofland en van evenementenhal De Ark dekken ook het gebruik van de foyer, de keuken en de kleedkamers.
Op deze voorschottarieven wordt een vermindering van 50% toegestaan voor een serie activiteiten. Een serie is een minimum van 3 gelijkaardige activiteiten die doorgaan tijdens hetzelfde jaar. Een serie wordt in 1 aanvraag ingediend, bijvoorbeeld, voorstellingen van hetzelfde toneelstuk, maandelijkse bestuursvergaderingen, een lessenreeks, …
De gebruikers van de foyer van GC ’t Hofland kunnen gebruik maken van de foyer, de keuken en het terras.
Scholen op het grondgebied van Ardooie mogen tweemaal per jaar gratis gebruik maken van een gemeentelijke zaal. Repetities vanaf twee weken voor datum worden gratis toegestaan.
Tijdens repetities van een plaatselijk toneelgezelschap in GC ’t Hofland, wordt het podium maximum 3 weken voor de première vrijgehouden. Het voorpodium (de podiumruimte voor het gordijn) blijft ter beschikking van de gebruiker van de zaal.
Repetities in de polyvalente zaal van GC ‘t Hofland zijn niet mogelijk op vrijdag-, zaterdag-, en zondagavond; tenzij hiervoor het standaardvoorschot betaald wordt.

Artikel 4: Hoe reserveer ik een zaal?
Het gebruik van een zaal kan aangevraagd worden vanaf:
• 550 dagen voor datum voor erkende verenigingen;
• 4 maanden voor datum voor private huurders.
Een aanvraag wordt minstens 1 maand voor datum ingediend, via:
• een ingevuld aanvraagformulier, gericht aan de exploitant via:
o e-mail (reservaties@ardooie.be) of,
o post (Dienst reservaties, Polenplein 15, 8850 Ardooie).
• het E-loket Vrije Tijd (www.ardooie.be/zaalreservaties - enkel voor erkende verenigingen).
Iedere activiteit, ook de jaarlijks terugkerende activiteiten, moeten aangevraagd worden. De aanvragen worden volgens datum van ontvangst toegekend.
De beschikbaarheid van de zalen kan worden bekeken via www.ardooie.be/zaalreservaties.
De overeenkomst met private gebruikers is definitief vanaf het ogenblik dat de aanvraag werd goedgekeurd door de exploitant.

Artikel 5: dranken
Gebruik van een zaal gaat gepaard met de afname van dranken van de exploitant voor verbruik ter plaatse. Het drankverbruik tijdens de bijeenkomst zal door de exploitant worden aangerekend aan de gebruiker.
Het drankverbruik wordt aangerekend overeenkomstig de prijzen vermeld op de dranklijst (zie bijlage).
Dranken vermeld op de dranklijst dienen verplicht afgenomen te worden van de exploitant. Wie toch eigen dranken meebrengt die vermeld zijn op de dranklijst, zal door de exploitant een boete van minstens € 250 opgelegd worden. Deze boete kan verhoogd worden met het bedrag dat de exploitant als schadevergoeding aan de brouwer dient te betalen.
Bieren en frisdranken die niet op de vaste lijst vermeld staan, kunnen uitzonderlijk besteld worden en dienen ook via de exploitant te worden afgenomen.

Artikel 6: bij wie kan ik terecht met vragen?
De exploitant heeft een medewerker aangesteld die zorgt voor het beheer en toezicht van de gemeentelijke zalen (hierna “de beheerder” genoemd). De beheerder heeft toegangsrecht tot alle lokalen, zelfs tijdens de activiteit. De beheerder heeft het recht de naleving van dit reglement te controleren en desgevallend bijkomende richtlijnen te geven.
Wanneer de gebruiker opmerkingen heeft in verband met de lokalen, materialen en dergelijke, licht hij de beheerder van de gemeentelijke zalen in via beheerdercc@ardooie.be (indien nodig foto’s doormailen).
Controle van de gemeentelijke zalen voor en na de activiteit kan steeds, na afspraak, samen met de beheerder.

Artikel 7: betaalmodaliteiten en borg
Door het afsluiten van de overeenkomst verbindt de aanvrager zich ten opzichte van de exploitant om:
1. De voorschotfactuur te betalen ten laatste 1 maand na de factuurdatum en de eventuele borgsom ten laatste 14 dagen voor de activiteit. Bij niet-betaling tegen de vervaldatum wordt de aangevraagde activiteit geschrapt. Wie het verschuldigde bedrag voor een bepaalde activiteit niet betaald heeft, wordt elk verder initiatief ontzegd.
2. De eindafrekening te betalen binnen 1 maand na de uitreiking ervan. Het betaalde voorschot zal in mindering worden gebracht van de eindafrekening.
Voor private gebruikers wordt een borgsom geëist van € 250,00. Deze borgsom geldt niet voor erkende verenigingen van Ardooie. Indien de borgsom niet betaald wordt, wordt de zaal niet ter beschikking gesteld.
Na de activiteit wordt door de beheerder van de gemeentelijke zalen een controle van de lokalen uitgevoerd. Indien alles volledig opgeruimd is en er geen schade toegebracht werd, wordt de borgsom binnen de 3 maanden na de activiteit teruggestort. Schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen van de waarborgsom afgehouden worden. Indien de borgsom niet volstaat of indien er geen borg diende betaald te worden, zal een factuur opgemaakt worden voor de volledige kosten voor schoonmaak en/of herstel.

Artikel 8: wat doe ik vóór mijn activiteit?
1. Drankbestelling doorgeven (minstens 14 dagen vooraf)
De gebruiker geeft een raming van zijn drankverbruik door. Dit gebeurt via e-mail naar beheerdercc@ardooie.be of schriftelijk via het formulier dat de gebruiker ontvangt als bijlage van de factuur.
2. Sleutel afhalen (de werkdag vóór de activiteit)
De sleutel van de zaal wordt door de gebruiker afgehaald in het secretariaat van het gemeentehuis. Dit kan enkel tijdens de openingsuren en ten vroegste de werkdag vóór de activiteit.
3. Drankvoorraad tellen (de dag van de activiteit)
De voorraad van de drank dient voor en na de activiteit geteld te worden. De voorraad wordt genoteerd op
i. het gekleurde drankopnameformulier;
ii. de stockmap, aanwezig in de bar. Deze stockmap dient als controlemiddel. Daar kunt u uw beginstock controleren en dient de eindstock ingevuld te worden. Deze stockmap blijft steeds aan de bar liggen.
Op expliciet verzoek kan de stockopname gebeuren in aanwezigheid van de beheerder van de gemeentelijke zalen (0499/19 69 38) en/of de vorige en volgende gebruikers van de gemeentelijke zaal. Bij onenigheden kunt u contact opnemen met de beheerder van de gemeentelijke zalen.
4. Controle van de infrastructuur (de dag van de activiteit)
Ga na of alle apparaten in goede staat zijn. Controleer dat het aanwezige materiaal overeenstemt met de inventaris.

Artikel 9: wat doe ik na mijn activiteit?
1. Gebruikte lokalen, materialen en apparaten reinigen
Per zaal is een basispakket met poetsmateriaal aanwezig (geen verbruiksartikelen zoals zeep of detergent).
Indien het lokaal niet ordentelijk wordt opgekuist, dan stelt de exploitant iemand aan om de opkuis te doen. De kostprijs hiervan zal afgetrokken worden van de waarborgsom. Indien de borgsom niet volstaat, dient bijkomende som betaald te worden.
De opkuis houdt in:
o alle vuilnis opruimen en weghalen
o alle materiaal (tafels, stoelen, keukentoestellen, …) afkuisen en op de aangewezen plaats terugzetten
o de gebruikte lokalen vegen en alle vlekken op de vloer te verwijderen (volledig dweilen indien nodig)
o gebruikte glazen afwassen en terug plaatsen, de toog volledig reinigen en de frigo’s legen en opkuisen
o de toiletten + lavabo’s volledig reinigen en de vuilnisemmers legen
o de onmiddellijke omgeving van de zaal (parking, terras, …) opruimen
2. Gebroken materialen melden
3. Alle leeggoed terugplaatsen op de voorziene plaats. Een halve bak staat vóór de volle bakken.
4. Verlichting en verwarming uitschakelen (radiatoren op vriesstand).
5. Deuren en vensters sluiten. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. De nooduitgangen moeten ontsloten zijn en vlot toegankelijk.
6. De sleutel en drankopnameformulier terugbrengen; dat kan
• in een omslag met naam in de brievenbus van het gemeentehuis, of;
• in het secretariaat van het gemeentehuis tijdens de openingsuren, of;
• aan de beheerder van de gemeentelijke zalen, na afspraak.

Artikel 10: annuleren
De annulatiekosten bedragen:
- 50% van het voorschot, bij annulatie minder dan 6 maanden voor de reserveringsdatum;
- 100 % van het voorschot, bij annulatie minder dan 14 dagen voor de reserveringsdatum.
De exploitant wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van een annulatie. Als de exploitant niet in kennis wordt gesteld van het niet-gebruik van een lokaal is 100 % van het voorschot toch verschuldigd.
Indien de lokalen, in geval van overmacht, niet beschikbaar zijn tijdens de gebruiksperiode, zal de gebruiker de reeds gestorte voorschotten terugbetaald krijgen. De gebruiker heeft geen recht op een schadevergoeding.
Bij een gedeeltelijke annulatie van een reeks worden geen annulatiekosten aangerekend.

Artikel 11: schade en ongevallen
De exploitant sluit volgende verzekeringen af:
1. een klassieke brandverzekering voor het gebouw en eigen inboedel.
De gebruiker zorgt, indien hij dit wenst, zelf voor een verzekering voor zaken die buiten de brandverzekering van de exploitant vallen (vb. eigen materiaal).
2. BA brand en ontploffing.
De burgerlijke aansprakelijkheid van verenigingen ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de exploitant.
Het is verboden ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken, te beschilderen en te beschrijven. Herstel in de vorige toestand gebeurt door de exploitant. De herstelkosten + 15% administratiekosten zullen door de exploitant worden doorgerekend aan de gebruiker.

Artikel 12: muziek en auteursrecht
De exploitant heeft een overeenkomst met Unisono voor muziek als achtergrondmuziek. Deze overeenkomst dekt alle kosteloze mechanische muziekuitvoeringen.
Voor activiteiten waar auteursrechtelijk beschermde werken op de voorgrond treden, moet de gebruiker een aparte aanvraag indienen bij Unisono. Denk hierbij aan filmvertoningen, toneelopvoeringen (zelfs zonder toegangsgeld), fuiven en optredens.
Voor privé-activiteiten en activiteiten enkel voor genodigden dient geen extra overeenkomst afgesloten te worden. Voor meer info rond auteursrecht kunt u terecht bij de dienst cultuur.

Artikel 13: overlast en veiligheid
De gebruiker houdt zich aan het algemeen politiereglement, de wettelijke geluidsnormen, de bepalingen rond alcoholgebruik en de algemene veiligheidsvoorschriften.
De zaalcapaciteit (het maximum aantal beschikbare plaatsen) is opgenomen in de technische fiches van de gemeentelijke zalen.
Een activiteit moet ten laatste om 5u ’s morgens stopgezet worden en afgesloten worden voor het publiek. Tenzij anders bepaald door de exploitant, staan de lokalen ter beschikking van 6u ’s morgens tot de daaropvolgende morgen om 6u. Op dat ogenblik moeten de lokalen opgeruimd en netjes zijn.

Artikel 14: brandveiligheid
Alle brandpreventiemaatregelen moeten door de gebruiker gerespecteerd worden (brandblusapparaten, nooduitgangen, …). De nooduitgangen en de gewone toegangen mogen niet belemmerd worden door obstakels. Het blusmateriaal blijft te allen tijde toegankelijk.
Open vuur is strikt verboden. Hieronder wordt verstaan (niet-limitatief): gasvuur, kachels, brandend hout, onbeschermde kaarsen, vuurwerk, vuurspektakel, fakkels, gebruik van pyrotechnische producten, … Uitzonderingen hierop zijn enkel mogelijk door hiervoor een vergunning aan te vragen bij de exploitant, uiterlijk één maand op voorhand. Het gebruik van barbecuetoestellen is enkel toegestaan buiten. Bij het bereiden van maaltijden in open lucht moet gezorgd worden voor bescherming van de ondergrond.

Artikel 15: evenementen
De gebruiker is verplicht om bij de organisatie van activiteiten waarbij meer dan 300 personen op hetzelfde moment zullen aanwezig zijn, melding te maken via de website www.ardooie.be/evenementen.
De melding moet ten laatste 3 maanden voor de activiteit aangegeven worden. Het niet tijdig overmaken van alle gevraagde info kan aanleiding geven tot annulatie van het evenement.

Artikel 16: uitleendienst en techniek
Het gemeentebestuur heeft een uitleendienst voor erkende verenigingen. Materiaal van de uitleendienst wordt aangevraagd via www.ardooie.be/uitleendienst.
Theatertechnisch materiaal in GC ‘t Hofland wordt aangevraagd via www.ardooie.be/uitleendienst.
Het gebruik van de telescopische zittribune in GC ’t Hofland wordt aangevraagd via www.ardooie.be/uitleendienst. Op de tribune mogen maximum 150 personen plaatsnemen. Het in- en uitschuiven van de zittribune gebeurt enkel door medewerkers van het gemeentebestuur (in aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de vereniging). De positie van de zittribune kan niet gewijzigd worden als deze uitgezet is. Bij het overschrijden van het maximum aantal toegelaten personen is dree gebruiker aansprakelijk bij ongeval of schade. De stoelen dienen door de vereniging op de tribune geplaatst en verwijderd te worden. Het is verboden om drank of voedsel mee te nemen op de zittribune.

Artikel 17: toegang tot technische ruimtes
Alle technische ruimtes dienen op slot te zijn, ook tijdens de activiteit. Om te vermijden dat er aan de installaties veranderd en/of ontregeld wordt, zijn de technische ruimtes niet toegankelijk voor de gebruiker. Wijzigingen aan de technische installatie worden beboet met een minimum van € 100,00.

Artikel 18: uitzonderingen
Voor bijzondere gevallen waar dit reglement geen onmiddellijke oplossing biedt, wordt de exploitant gemachtigd een beslissing te nemen.

 
Reglement voor het gebruik van drank in de gemeentelijke zalen
Stockopname drank

Dranken vermeld op de dranklijst in bijlage dienen verplicht afgenomen te worden van de exploitant .
Wie toch eigen dranken meebrengt, die vermeld zijn op de dranklijst, zal door de exploitant een boete van minimum € 250 opgelegd worden. Deze boete kan verhoogd worden met het bedrag dat de exploitant als schadevergoeding aan de brouwer dient te betalen.
Bieren en frisdranken die niet op de lijst vermeld staan, kunnen uitzonderlijk besteld worden en dienen ook via de exploitant afgenomen te worden.

Bij elke activiteit dient de gebruiker ten laatste 14 dagen op voorhand een raming door te geven van de drank (aantal vaten, bakken, enz…) die de gebruiker wenst. Dit dient schriftelijk te gebeuren via het formulier dat u ontvangen hebt bij de voorschotfactuur ofwel via mail naar beheerdercc@ardooie.be. In te vullen bij ‘Gevraagde hoeveelheid’. De exploitant zorgt dat er voldoende drank aanwezig is.
De gebruiker dient zelf te zorgen voor het aanvullen van de frigo’s enkele uren voor het begin van de activiteit en het leegmaken en reinigen van de frigo’s na zijn activiteit.
De gebruiker dient zelf handdoeken en vaatdoeken mee te brengen voor het afwassen en afdrogen van alle gebruikte glazen en voor het reinigen van de toog.

U dient voor en na de activiteit de stock van alle aanwezige dranken op te nemen en in te vullen op de daartoe voorziene formulieren. U dient dit volledig ingevulde formulier ten laatste de eerste werkdag na gebruik van een gemeentelijke zaal terug te bezorgen in het gemeentehuis. Dit kan afgegeven worden in het secretariaat van het gemeentehuis, bij de beheerder van de gemeentelijke zalen of gepost worden in de brievenbus van het gemeentehuis.
De stockmap dient als controlemiddel. Daar kunt u uw beginstock controleren en dient de eindstock ingevuld te worden. Deze stockmap blijft steeds in de bar liggen.
Indien u dat wenst, kan u de stockopname doen in aanwezigheid van de beheerder van de gemeentelijke zalen. U dient hiervoor zelf contact op te nemen met de beheerder : 0499/19 69 38.

Indien twee verenigingen een gemeentelijke zaal huren tijdens het weekend, zal de eerste gebruiker een stockopname doen in aanwezigheid van de volgende gebruiker die eveneens een stockopname doet na beëindiging van de activiteiten en deze uiterlijk op maandagmorgen bezorgt aan de exploitant (er is mogelijkheid om het blad met de stockopname in de brievenbus van het gemeentehuis te stoppen).

Na elke activiteit wordt de eindafrekening opgestuurd. Er wordt een forfait van 20% aangerekend voor administratieve onkosten.
Bij problemen kunt u de beheerder van de gemeentelijke zalen contacteren: 0499/19 69 38 of via email: beheerdercc@ardooie.be

 

Albertzaal

Vanaf 1 juli 2025 worden geen nieuwe verhuringen meer afgesloten voor de cafetaria en vergaderzaal in de Albertzaal. De cafetaria blijft wel ter beschikking van de seniorenverenigingen en brandweer Ardooie.

Besluit

Het reglement “Tegemoetkoming schoolzwemmen - basisonderwijs”, zoals opgenomen in bijlage wordt goedgekeurd.

Besluit

Het reglement schoolbusvervoer voor de basisscholen gelegen op het grondgebied Ardooie zoals vastgesteld in bijlage wordt goedgekeurd.

Besluit

Het lestijdenpakket over het schooljaar 2025-2026 wordt goedgekeurd:

• Kleuteronderwijs 148 lestijden
• Lager onderwijs 263 lestijden
• Katholieke godsdienst: 12 lestijden
• Kinderverzorging: 16 lestijden (16/32)
• Punten ICT-coördinatie: 23 punten
• Punten administratieve ondersteuning: 85 punten (waaronder 21 punten beleidsondersteuning + 2 punten afgestaan aan de scholengemeenschap)

Afschrift van onderhavige beslissing zal worden overgemaakt aan de schooldirecteur.

Besluit

Art. 1: Het huishoudelijk reglement van de GECORO Ardooie, zoals aangenomen op zijn vergadering van 13 mei 2025, wordt goedgekeurd.

Art. 2: Dit reglement treedt vanaf heden in werking.

Art. 3: Alle wijzigingen aan dit reglement moeten opnieuw ter goedkeuring aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

Besluit

Art. 1: Eén beheerraad samen te stellen voor de P.O.B. waarbij vijf vertegenwoordigers zetelen van politieke strekking en drie vertegenwoordigers van verschillende ideologische strekking.

Art. 2: De vertegenwoordigers van de politieke strekking als volgt te verdelen: vier leden van de fractie Groep 82 en één lid van de fractie Stroom.

Art. 3: De drie vertegenwoordigers van de ideologische strekking te laten aanduiden door de cultuurraad.